施工管理の打ち合わせを効率化する事前準備5ステップ｜円滑に進めるための注意点も解説

「施工管理の打ち合わせでは、どんな準備をすればいいの？」
「進行役として失敗しないか不安…」
こういった疑問や不安に応える記事です。

当サイト「ADJUST株式会社」は、土木工事を請け負うプロ集団です。

この記事でわかること

• 施工管理の打ち合わせを効率化する事前準備5ステップ
• 打ち合わせを円滑に進めるための4つの注意点
• 打ち合わせ後にやること2ステップ

施工管理の打ち合わせは、作業員だけではなく工事の説明や安全対策の方法など関係者を含めた大人数での場合もあります。

大規模な打ち合わせの経験が少ないと、どのように進行すべきか迷う方も多いでしょう。

本記事では、打ち合わせを効率化する事前準備の方法から当日の注意点まで実践的なノウハウを解説します。

打ち合わせがうまくいかず恥ずかしい思いをしたくない方は、最後まで読んで参考にしてみてください。

【大前提】施工管理が実施する打ち合わせの種類

施工管理の打ち合わせには、主に以下の2つのタイプが存在します。

• 方針決定型
• 情報共有型

それぞれ解説します。

方針決定型

「方針決定型」とは、今後の方針の進め方を決める打ち合わせです。

方針決定型の打ち合わせには、以下の例が挙げられます。

• 今年度の予算
• 従業員の配置
• 年間スケジュールの策定

これらは事業の将来に多大な影響を与えるため、参加者全員が慎重に検討する必要があります。

情報共有型

「情報共有型」とは、参加者全員が情報を共有し認識の統一を目的とした打ち合わせです。

たとえば、新規の協力会社が工事に参入する際の現在の進捗状況や安全に関する内容の共有などです。

工事の安全な進行や、円滑なコミュニケーションを図るために必要な打ち合わせです。

施工管理の打ち合わせを効率化する事前準備5ステップ

打ち合わせを効率的に進めるには、しっかりとした事前準備が必要です。

以下の5つの手順に沿って進めると、スムーズな打ち合わせが可能です。

1. ゴールを明確にする
2. 日程調整や会議室を予約しておく
3. 資料や設備を用意する
4. 各議題の時間を割り振る
5. 参加者を確認する

1つずつ見ていきましょう。

1.ゴールを明確にする

打ち合わせを効率化するには、事前にゴールを明確にしておく必要があります。

最終的にどのような結論へたどり着くべきか、ゴールをあらかじめ定めておきましょう。

具体的には、以下のような達成したい目標を設定します。

• 予算内に収めるにはどうするべきか
• 作業はいつまでに完了すべきか
• 資材の発注先をどこにするか　など

このようにゴールを明確にしておくと議論が脱線しにくくなるため、打ち合わせ前に必ず決めておきましょう。

2.日程調整や会議室を予約しておく

打ち合わせを効率よく進めるためには、早めに日程を調整して会議室を予約しておきましょう。

日程調整が遅れると、参加者が予定を確保できず欠席が多くなる場合があるからです。

また会議室が必要な場合は、早めに予約を取らないと後から他の人に取られてしまう可能性があります。

スムーズに打ち合わせを開催するためには、遅くても1週間前までには会議室を確保しておきましょう。

3.資料や設備を用意する

打ち合わせを効率化するには、議題に関する資料や設備を事前に用意しておきましょう。

資料を参加者に配布する場合は2〜3部多めに用意しておくと、あとから「足りない」といった事態を未然に防げます。

また、打ち合わせで使う設備も事前に動作確認しておきましょう。

たとえば、以下の設備が挙げられます。

• ノートパソコン
• プロジェクター
• ホワイトボード
• 指示棒およびレーザーポインター

打ち合わせをスムーズに進めるためにも、必要なものは事前にリストアップしておきましょう。

なお、当サイト「ADJUST株式会社」では、施工管理を募集しています。

弊社の特徴は以下のとおりです。

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4.各議題の時間を割り振る

次に、各議題にかかる時間を事前に配分しておきましょう。

各議題にどれだけ時間を割くか事前に決めておかないと、予定時間を大幅に超える可能性があります。

たとえば、30分の打ち合わせだと以下のような形です。

所要時間	議題内容	担当者
3分	今週の進捗確認	施工管理
7分	作業の進捗や問題点	各職長
10分	来週の作業予定の説明	施工管理
7分	注意事項	施工管理
3分	質疑応答	全員

なお実際の打ち合わせでは予定通りに進まないケースもあるため、大まかなタイムスケジュールで構いません。

どの議題に時間をかけるべきかを把握しておくと、論点がそれずに時間を管理しやすくなります。

5.参加者を確認する

事前に参加者の確認もしておきましょう。

どのような立場の人が何名参加するのか把握しておけば、適切な準備ができます。

また、席が決まっている場合は座席表の作成も必要です。

参加者の情報を参考にしながら進めると、スムーズな打ち合わせが可能です。

打ち合わせを円滑に進めるための4つの注意点

打ち合わせを円滑に進めるためには、以下の4つに注意しましょう。

1. 制約のある条件を洗い出す
2. 責任を参加者に委ねない
3. 事前にシミュレーションしておく
4. 想定される質問への回答を準備しておく

詳しく解説します。

1.制約のある条件を洗い出す

現場の制約条件を把握していなければ、議論が進まず打ち合わせに支障をきたす恐れがあります。

たとえば「搬入した資材を広場に置きたい」となっても、別の土地の所有者の敷地であれば置けません。

ほかにも、以下の制約が挙げられます。

• 重機や資材置場
• 幅や空中の制限
• 法律に基づく規制　など

このような事態を防ぐためにも、事前に制約のある条件は洗い出しておきましょう。

2.責任を参加者に委ねない

自分が進行役を務める場合は、責任を参加者に委ねてはいけません。

「話し合いの中で自然と決まるはず」といった消極的な姿勢でいると、いつまでも結論に至らないからです。

また話の脱線や意見が対立した場合は、積極的に軌道修正する必要があります。

建設的な話し合いをするためにも自分が進行役であることを自覚し、最終的に意思決定しましょう。

3.事前にシミュレーションしておく

打ち合わせを円滑に進めるには、事前に打ち合わせの流れをシミュレーションしておきましょう。

実際の場面をイメージしながらシミュレーションすると、事前準備の内容が整理できます。

具体的には、声に出して練習をしたり参加者の視点で考えてみたりすると効果的です。

「この場面では補足資料が必要になる」といったように全体を客観視できるため、打ち合わせ時の見落としや不備を防ぎやすくなります。

4.想定される質問への回答を準備しておく

想定される質問への回答を準備しておくと、考え込む時間が減って打ち合わせが円滑に進みやすくなります。

また回答できない質問があると持ち帰って調べ直す必要があり、再度周知する手間が発生してしまいます。

コツとしては「ここは指摘されそうだ」といった第三者の視点で考えて質問を予想しておきましょう。

「それでも不安」という方は、先輩や上司に資料をチェックしてもらいアドバイスをもらうのもおすすめです。

打ち合わせ後にやること2ステップ

打ち合わせが終わると安心しがちですが、ここからが本番です。

今回の打ち合わせで設定したゴールに到達できたか確認してみましょう。

確認には以下の2点が効果的です。

1. 早めに議事録を作成する
2. 上司に報告し参加者に共有する

詳しく解説します。

1.早めに議事録を作成する

打ち合わせ後は、早めに議事録を作成しましょう。

当日中に作成すると記憶が鮮明なため、抜け漏れが少なくなります。

また時間が取れない場合は、近年普及している議事録を自動生成するAIツールの活用をおすすめします。

2.上司に報告し参加者に共有する

議事録を作成したら、上司に報告したうえで参加者に内容を共有しましょう。

今回の打ち合わせで決まった事項や、回答できなかった質問の答えを伝える必要があります。

もし議論がまとまらなかった場合は、再度打ち合わせを開く旨を参加者に伝えましょう。

このように打ち合わせの開催自体が目的ではなく、参加者に内容を共有し次のアクションにつなげるまでが一連の流れです。

【参考】打ち合わせがない日の施工管理の1日

「打ち合わせがない日の施工管理は何をしているの？」

打ち合わせがない日の施工管理の1日の流れは、以下のとおりです。

時間	仕事内容
7:30	出社
8：00～8：30	朝礼
8：30～9：00	新規入場者教育
9：00～11：00	現場巡回
11：00～12：00	関係箇所と打合せ
13：00～16：00	現場巡回＆出来形確認
16：00～18：00	書類整理

詳しくは【全貌がわかる】施工管理の一日の流れを時間単位で解説！ケースによる違いもあわせて3つ紹介にまとめていますので、参考にしてみてください。

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